Klantverhaal Vivan Accountants

In een nieuwe online omgeving
voldoen aan moderne eisen

Vivan is een full-service accountantskantoor voor het MKB. Ondernemers kunnen
bij Vivan, onder andere voor boekhouding, belastingadvies,
loonadministratie en (bedrijfs)juridisch advies. Vivan ziet hier het ontzorgen van de ondernemer als primaire taak. Met drie vestigingen in Emmeloord, Urk en Kampen hoopt het bedrijf met korte lijnen dicht bij de ondernemer te staan.

Uitdaging in communicatie

Vivan maakte deel uit van Kab accountants. In 2011 hebben deze drie takken
zelfstandig doorgaan. Ad van der Maarel is een van de drie partners en verantwoordelijk voor de vestiging in Kampen. Hij is al vanaf het begin bij Vivan betrokken. Tot en met 2015 werd er nog samengewerkt met de toenmalige automatiseerder. Deze samenwerking verliep niet zo vlot als gehoopt. Van der Maarel: ,,We liepen tegen een zekere verstarring in de communicatie aan. Iets wat helemaal niet meer past bij onze nieuwe organisatie.”

Op dat moment kwam Van der Maarel in contact met de accountmanager van hallo, en er was meteen de goede klik over en weer. Precies vanwege die klik hebben we toen voor een nieuwe partner gekozen. Zeker met het oog op de toekomst. Wij hechten veel waarde aan goede communicatie, voldoende kennis van zaken en het ontzorgen van onze organisatie, precies zoals we dat ook bij onze ondernemers doen.”

De drie vestigingen in Urk, Emmeloord en Kampen zijn van elkaar afhankelijk. Collega’s moeten elkaar gemakkelijk kunnen bereiken en ook gegevens en klantinformatie moeten snel en veilig worden gedeeld. “Je moet het zien als één locatie, maar met drie locaties”, zegt Van der Maarel.

“Wij hechten veel belang aan goede
communicatie, voldoende kennis en het ontlasten van onze organisatie. Precies zoals wij met onze ondernemers doen.”

– Ad van der Maarel, Vivan Accountants

Stap voor stap naar de cloud

In 2011 werkte het accountantskantoor nog in een on-premise omgeving. On-premise betekent lokaal geïnstalleerde software die draait op de computers van de gebruikers. Deze oplossing vergt voortdurend aanzienlijke investeringen in tijd en geld om flexibel te blijven en veilig te kunnen werken. Daar was de uitdaging. Ondanks de verouderde hardware moest de hele omgeving up-to-date zijn en gewoon blijven draaien. Alle toepassingen moesten goed blijven werken.

De eerste stap in de nieuwe samenwerking was een overgang naar een co-locatie.
Een bedrijf heeft nog steeds zijn eigen servers, maar deze worden gehost door een derde partij, in dit geval hallo, is in feite de opmaat naar de cloud en het is een logische stap. Veel bedrijven kiezen voor colocatie als zekerheid voor de continuïteit van de hardware en systemen. Geavanceerde technologie zorgt voor de beste omstandigheden binnen een datacenter, zodat servers continu en veilig kunnen blijven draaien.

Nu staat Vivan aan de vooravond van een nieuwe migratie naar de clouddienst
van Azure. Er komen steeds meer Microsoft-diensten bij. Microsoft Azure maakt deel uit van de moderne online werkplek. Eenvoudige toegang tot applicaties, bedrijfsgegevens en andere toepassingen is tegenwoordig belangrijk. Het maakt een bedrijf flexibeler en het reageren op veranderingen wordt gemakkelijker. Deze keuze voor Microsoft Azure zorgt er ook voor dat technische medewerkers zich weer kunnen richten op de toegevoegde waarde van ICT voor de
bedrijf. Het systeem helpt nu om doelstellingen te bereiken in plaats van dat
veroorzaakt het problemen.

Veiligheid is de sleutel

Voor een boekhoudkantoor als Vivan wordt werken in de cloud een must. En om verschillende redenen. Om er maar één te noemen, veilig delen
van bestanden met mensen binnen en buiten de organisatie. Deze bestanden zijn
bij het werken in de cloud altijd up-to-date. Of een medewerker nu thuis is, in de trein zit of in een van de drie kantoren zit en dat doet op een mobiel, tablet of computer; het is veilig en het zijn altijd de meest recente gegevens waarmee gewerkt wordt. Van de Maarel: “In de nieuwe omgeving voldoen we weer aan moderne eisen. Dat zijn stappen die we graag samen zetten.”

Klantenverhaal Rustig Tilburg

Quiet Community: “Als we goed ondersteund worden, kunnen we onze leden goed ondersteunen”

Quiet Community heeft vestigingen in heel Nederland. Ze vestigen de aandacht op de stille armoede. Stefan Jansen, scheidend voorzitter van Quiet Tilburg: “Er is nog veel armoede in Tilburg, dat verhaal willen we vertellen. Daarnaast willen we armoede verlichten en het leven van onze leden die in armoede zitten versterken. Vanuit de organisatie, die grotendeels draait op vrijwilligers, is ons gevraagd onze IT-voorzieningen opnieuw in te richten.” Quiet ging op zoek naar een, liefst lokale, IT-partij die hen kon begeleiden naar een nieuwe manier van werken en maatschappelijk betrokken is. Stefan kende Marc Franken al van hallo.
door zijn werk als advocaat bij De Voort advocaten. “De manier waarop hallo, werkt, spreekt ons aan. Fijn dat Marc ook openstond om onze organisatie te ondersteunen met de IT-kennis van hem en zijn collega’s.”

Tilburg, oudste gemeente:
vaak piloot voor veranderingen

Stil Tilburg is de oudste gemeente, van de 11 gemeenten is Nederland, ze zijn vaak voorloper als het gaat om veranderingen. Niet zo vreemd dat het verzoek om een nieuwe manier van werken vanuit de organisatie zelf kwam. Er werd binnen de organisatie voornamelijk gewerkt met Google producten, dit was voor veel collega’s moeilijk werken of gebrek aan kennis, een goede structuur kon niet
gevonden worden. Bovendien werkt de gemeenschap met privacygevoelige
gegevens, die ook goed geregeld moesten worden.

Garanderen van kwaliteit en continuïteit
met een externe IT-partij

Marc Franken van hallo, heeft Quiet geadviseerd bij het nemen van de juiste
stappen op het juiste moment, om te komen waar Quiet heen wilde: een stabiele
IT-omgeving, waarin alles geregeld is, de basis in orde is. Het proces van slimmer werken is uitgerold voor 14 werkplekken en de overstap naar werken in de cloud met Office 365 en werd het eigen Workspace 365 portaal kunstmatig. Collega’s worden getraind en Microsoft Teams wordt opgezet. “De begeleiding van hallo, en de ondersteuning bij verandering zorgden ervoor dat de overstap naar een nieuwe manier van werken als zeer prettig werd ervaren. We hebben geen IT professional in
dienst, maar we moeten onze kwaliteit en continuïteit garanderen, dit kunnen we doen met een externe IT-partij. De ervaring en reikwijdte van hallo, Tilburg biedt ons deze stabiliteit.”

Gelukkig met lokale partners

“Onze organisatie is blij met lokale partners als hallo, we willen onze
medewerkers en vrijwilligers prettig en efficiënt kunnen werken. We kunnen dit niet doen zonder de steun van maatschappelijk betrokken partners. Als we goede
steun, zoals we krijgen van hallo, kunnen we onze leden…
hen goed ondersteunen en hen helpen in de strijd tegen armoede.”

“We hebben geen IT-er in dienst,
maar we moeten onze kwaliteit verbeteren
en het verzekeren van continuïteit”

– Stefan Jansen, Quiet Community

Klantverhaal SARC

Mijn ICT-leverancier bespaart me vooral tijd

Via Teams spreken we met scheepsarchitect Mark Visser van SARC. Het bedrijf maakt software en rekenprogramma’s voor de maritieme industrie. Onder andere scheepswerven, rederijen en de marine behoren tot hun klanten. Hun software wordt ook gebruikt
aan boord van (commerciële) vrachtschepen, de grotere luxe jachten en de marine
stabiliteitsbewakingsvaartuigen. Mark is zelf goed op de hoogte van de mogelijkheden op IT-gebied, hij legt uit waarom het fijn is om een ICT-partner te hebben.

Persoonlijke band en een vast punt

hallo, (voorheen IT Support Group) is al lange tijd onze ICT partner. Ik wist dat Kevin werkte vanuit zijn vorige baan, de persoonlijke band en een vast aanspreekpunt goed. Toen hij overstapte op hallo, en we niet meer alles beslisten…
om ons eigen beheer te doen is waar het begint te rollen.

“Het werk voor onze klanten en de schepen werd steeds complexer en dat kostte me steeds meer tijd. Ik deed de ICT “on the side”, terwijl ik niet meer de tijd had om het goed te doen. Het is voor mij heel fijn dat ik voor deze kennis en werkzaamheden bij Kevin en zijn collega’s terecht kan. De ontwikkelingen op ICT-gebied gaan snel, fijn dat ik niet alles tot in detail zelf bij hoef te houden. Dat doet hallo, voor mij.”

Elke vrijdag met back-up harde schijf naar huis fietsen

We werkten nog steeds op een traditionele manier met alles op locatie. Met slechts één traditionele back-up loopt u natuurlijk risico. Elke vrijdag de harde schijf met back-up achterop de fiets mee naar huis nemen. Natuurlijk kan dat beter en makkelijker geregeld worden.

In verband met de vertrouwelijkheid van de gegevens waarmee SARC werkt, is gekozen voor een on-site bestandsserver waarvan meerdere keren per dag een back-up wordt gemaakt Makes. Van deze bestandsserver wordt weer een back-up gemaakt in de cloud. “Veiliger dan achterop mijn fiets.”

“IT Support Groep denkt mee en gaat een stap verder om onze data goed te krijgen ze beschermen het zo dat alles goed dichtgetimmerd is. De inrichting met de firewall vergt echt specifieke kennis, daar heb je een specialist voor nodig.”

Verhuizing: binnen een ochtend weer up and running.

“We zijn onlangs verhuisd naar een nieuw gebouw. IT Support Groep heeft het (WiFi)netwerk en de serverkasten op locatie opgeknapt. Samen hebben we de werkplekken ingericht. Onze collega’s hebben er weinig van gemerkt, binnen een halve dag waren we weer up and running.”

Plannen voor de toekomst

Momenteel werken wij nog niet in de cloud. Er zijn afspraken met IT Support Group om naar de cloud te gaan met Office 365 en Exchange Online.
Tegelijkertijd gaan we alle hardware op de werkplekken vervangen door laptops met een docking station, zodat mensen nog flexibeler kunnen werken. Dit zal gebeuren in Q1 2022. We willen Teams ook gebruiken voor zowel interne als externe communicatie.

Thuiswerken gaat nu via een VPN-verbinding, handig als we straks alles in de cloud hebben en dat we de kennis van onze ICT-partner voor de inrichting hiervan kunnen gebruiken.”

Resultaten van de samenwerking

– Veilige VPN-verbinding
– Veilige back-up in de cloud
– Betere firewallbescherming
– Tijdwinst door uitbesteding van ICT-zaken
– Thuiswerken goed en veilig geregeld
– Virtualisatie van de verschillende servers (mail, bestanden, cloud, back-up)

“De ontwikkelingen op het gebied van ICT gaan snel, en dat is prettig want, ik hoef niet alles tot in detail bij te houden.”

– Mark Visser, SARC

Klantenverhaal Midpoint Brabant

Werken waar je wilt en optimale samenwerking

“We werkten nog op de ‘traditionele’ manier, op een terminal server, en waren reëel om de onderlinge samenwerking en efficiëntie te verbeteren”, zegt Mickeal van Stiphout, financieel adviseur bij Midpoint Brabant. “Het was een enorme omschakeling voor de hele organisatie, die door de plotselinge…
kwam het gedwongen thuiswerken in een stroomversnelling.”

Slimmer werken zorgt voor een duidelijke overgang naar het nieuwe werken

De nieuwe manier van werken en de volledige overstap naar de cloud was de beste oplossing.
Het zou zorgen voor optimale flexibiliteit omdat iedereen altijd en overal kan (samen)werken. Het was een grote, maar ook spannende stap, die alleen met de juiste begeleiding succesvol zou zijn.

Midpoint Brabant heeft een aanbesteding gedaan. Sander van Stiphout en Pieter Franken van hallo, maakten een citaat. “We waren positief verrast en hadden
meteen een goed gevoel over, hun uitgebreide ervaring met Microsoft 365 en het hele proces van slimmer werken dat al volledig ontwikkeld was, geven de doorslag.”

Met goede begeleiding worden de juiste keuzes gemaakt

Robert Koreman en Stefan van Breugel verzorgden het interieurontwerp en maakten de vertaling naar de wensen midpoint Brabant. Zij namen hen stap voor stap mee in een advies- en uitvoeringsplan:

1. Herontwerp van de IT-omgeving
2. Vervanging van de hardware door flexibele werkstations
3. Stap over naar de cloud door gebruik te maken van Microsoft 365
4. Applicaties beschikbaar stellen via het werkportaal
5. Uitrol van het proces van slimmer werken

Verloop van het proces

Er moesten snel stappen worden gezet, hallo, nam Midpoint Brabant mee in het hele proces en het maken van keuzes en consequenties daarvan met betrekking tot de regeling. “Ze gaven ons eerlijk advies, en bij elke vraag kregen we echt goede…
geholpen, waren de lijnen kort en werd er snel gereageerd. “Ik kon de jongens van hallo direct bellen, op elk moment van de dag, ik was het niet gewend, maar werkt heel fijn!”

De eerste stap is gezet, Midpoint werkt volledig in de cloud met Microsoft 365.
Het is al een stuk efficiënter, onder andere door het gebruik van Teams. “Zelfs de kracht van samenwerking tijdens digitale vergaderingen in Teams heeft ons verrast. De spontane ontmoetingen bij de koffieautomaat worden nog steeds gemist, maar dat komt wel weer.”

“De filosofie van hallo, met betrekking tot het slimmer werken portaal is zeer waardevol, daarnaast is het een echt Brabants bedrijf: puur en zuiver in de dienstverlening en communicatie. Volledig in de cloud werken bespaart ons kosten en zorgt voor optimale flexibiliteit, onze collega’s kunnen werken waar ze willen.”

Resultaten van de samenwerking

– Slimmer en efficiënter werken door gebruik te maken van Microsoft 365.
– Kostenbesparing door volledig in de cloud te werken.
– Optimale flexibiliteit: werknemers kunnen kiezen waar ze werken.

“De kracht van samenwerking
tijdens digitale vergaderingen
verraste ons.”

– Michael van Stiphout, Midpoint Brabant

Klantenverhaal Beurs van Berlage

Wij zochten een ICT-partner, geen leverancier

Vandaag spreken we Kelvin van Nimwegen, directeur vastgoed bij Beurs van Berlage . In dit prachtige rijksmonument uit 1903 worden beurzen en congressen georganiseerd, daarnaast is er ook ruimte voor horeca, tentoonstellingen en winkels. Hoewel het pand meer dan een eeuw oud is, is de technologie achter de muren state of the art. “Onze klanten verwachten en krijgen het beste van het beste, wat zij voor hen willen regelen, altijd. Deze filosofie zit in ons DNA, hoe we met onze klanten omgaan, verwachten we ook van onze leveranciers.”

Duidelijke visie bij het zoeken
naar een nieuwe ICT-leverancier

Beurs van Berlage heeft een duidelijke visie op samenwerking
met haar leveranciers. Ten eerste spreekt zij liever over partners dan over leveranciers.
“Met partners blijf je in gesprek en heb je een relatie.” Dit geldt ook voor de nieuwe ICT partner, zij willen hiermee een langdurige relatie opbouwen, de partner moet hem adviseren over diverse zaken rondom online samenwerken en communiceren in office 365. “IT is niet ons vak, daarom is een ICT partner nodig die ons vanuit de gebruiker ondersteunt en ons daarnaar vraagt en ongevraagd proactief ideeën aandraagt, adviseert en ontzorgt. Een partner die ons een stap voor is en ons vanuit een ICT-discipline vertelt hoe het nog beter kan .”

Efficiënter werken was een must

“De afgelopen jaren waren zwaar, we organiseren beurzen en congressen met bezoekers uit de hele wereld. Daar kwam abrupt een einde aan. We hadden geen keus, procesmatig hebben we alle onderdelen van de organisatie onder de loep genomen: we moesten efficiënter werken en onze processen en systemen slimmer inrichten. Dat gold ook voor de ICT-voorzieningen: hier konden we nog verbeteringen aanbrengen: het systeem moet voor de mensen werken en niet andersom.”

Van telefoonleverancier tot
ICT-partner

Beurs van Berlage was toe aan een nieuwe stap in de ICT-ontwikkeling, Kelvin en zijn team schreven hiervoor een PvE (Pakket van eisen). De volgende passage uit dit document laat goed zien waar ze naar op zoek waren: “Wij hebben er bewust voor gekozen om geen verharde PvE te schrijven maar ons te richten op het gebruikersbeeld dat wij voor ogen hebben, het is aan de aanbiedende partij om ons mee te nemen in ons eigen proces om tot een volledig inzicht te komen waarop een gedegen voorstel is gebaseerd.” Beurs van Berlage was dus niet op zoek naar een standaard offerte, maar naar een visie en advies om een ICT omgeving zo efficiënt mogelijk in te richten.

hallo, was al telefonie leverancier bij Beurs van Berlage. “Over deze samenwerking waren we zeer tevreden.” Met twee andere leveranciers, waaronder de huidige ICT-partner, kreeg hallo, de kans om een voorstel te doen om ICT-partner te worden. “Door een combinatie van gevoel, vanuit de samenwerking die we al hadden, de gedachte vanuit de gebruiker en de inhoud van het voorstel is de keuze op hallo, gevallen.”

Ga naar de cloud:
Iedereen aangesloten

hallo, heeft een voorstel en adoptieplan gemaakt met als doel om binnen 7 maanden 90% van alle werkzaamheden vanuit de cloud te laten plaatsvinden. De ruime
50 werkplekken moesten overstappen naar 365 om van het cloudwerk over te kunnen gaan.

Zoals in elke organisatie brengen veranderingen uitdagingen met zich mee. Deze omschakeling had veel effect, op de kantoren was er veel inefficiëntie in de werkmethoden en de medewerkers op de vloer hadden geen enkele aansluiting. De medewerkers van de Beurs van Berlage waren gewend op een bepaalde manier te werken en moesten worden meegenomen in het nieuwe proces om draadvliegtuig te maken. hallo, heeft iedereen bij het proces betrokken, waardoor draagvlak ontstaat.

De nieuwe manier van werken en de oplossingen van hallo, zorgen ervoor dat we een centraal platform hebben waarin alles vanuit Teams toegankelijk is en alle gegevens beschikbaar zijn. Met de Office 365-omgeving is er meer flexibiliteit, wordt er veiliger gewerkt en zijn de gegevens beter beveiligd. Daarnaast zijn ook alle medewerkers op de vloer op het systeem aangesloten. “De verbondenheid van iedereen is een noodzaak.”

Samen het leerproces doorlopen

Hallo’s, voorstel triggerde Beurs van Berlage om met hen samen te werken…
omdat de gebruiker centraal stond. Maar heeft hallo dan ook alle beloftes uit het voorstel waargemaakt? “We leggen de lat heel hoog voor onze partners, we vragen commitment. We zijn tevreden over het hele proces, en natuurlijk gaat er gaandeweg wel eens iets mis, maar de manier waarop je daar als partners mee omgaat en het oplost, draagt bij aan het leerproces dat je samen doormaakt. Met onze huidige We zijn klaar voor de toekomst in de ICT-omgeving, dat geeft rust.”

Klantverhaal Van de Wijgert

Wij verkopen pallets, geen computers.

Vandaag spreken we Jolanda van de Wijgert, trotse directeur van het familiebedrijf
wat haar ouders zijn begonnen. “Omdat we sneller groeiden dan onze vorige
waren we op zoek naar een nieuwe IT-partner die betrouwbaar was en altijd
bereikbaar. Een leverancier die mij eerlijk adviseert wat het beste is voor mijn
bedrijf. We bouwen echt een band op met onze klanten, dat is wat we willen en ook verwachten van onze leveranciers”.

Alles ging mis, maar iedereen bleef

zijn best doet overstappen naar een andere leverancier is voor iedereen spannend, vooral als het gaat om een nieuwe manier van werken en de overstap naar werken in de cloud. Uiteindelijk zou dit veel voordeel opleveren. Van de Wijgert weet precies wat ze wil.
“Ik leg uit wat ik nodig heb, dan is het mijn probleem niet meer. Ik verkoop pallets, geen computers”.

Dat was ook duidelijk voor beide partijen, maar de wet van Murphy kwam om de hoek kijken. Alles wat fout kon gaan, ging fout. “Omdat iedereen zijn best bleef doen en we samen niet opgaven, bleef ik vertrouwen houden.” Zowel Van de Wijgert als
hallo, heb ervan geleerd, dus de samenwerking gaat nu goed.

Migratie naar Office 365 zorgt voor
voor meer rust

Jolanda’s wensen werden omgezet in een advies en een stappenplan om de
succesvolle migratie:
1. Herontwerp van de IT-omgeving
2. Vervanging van de hardware door flexibele werkstations (laptops)
3. Stap over naar de cloud door gebruik te maken van Microsoft 365
4. Een telefooncentrale opzetten, bellen via VOIP
5. Internetverbinding via glasvezel

Verloop van het proces

Ook in dit stappenplan bleef onderlinge communicatie erg belangrijk. Samen bespreken we altijd de gevolgen van veranderingen of aanpassingen. Dan kan iedereen daar rekening mee houden. Dit voorwerk zorgt ervoor dat veranderingen
kan zonder problemen worden uitgevoerd.

John van der Gijp van hallo, heeft zijn eigen werkplek hier, hij hoort er echt bij, 1 x 2
is hij wekenlang bij ons om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. “Met hem kan ik lezen en schrijven.”

De migratie naar Office 365 levert onmiddellijke voordelen op. “Het is heel mooi
dat mijn bureaublad er overal hetzelfde uitziet en ik zeker weet dat ik altijd in het meest actuele document werk. Werken in de cloud maakt dat ik altijd en overal kan werken en dat iedereen toegang heeft tot de documenten. Dat geeft me zoveel rust”

“Net als met onze klanten wil ik een goede relatie met mijn leveranciers. De service en snelheid bij hallo, is prima. Als ik bel krijg ik echt het gevoel dat ze me kennen en naar me luisteren. Eerlijk en met respect communiceren geeft het beste resultaat. Uiteindelijk hebben we samen hetzelfde doel: een goed werkende IT-omgeving, dan kunnen we doen waar we goed in zijn: pallets verkopen.”

Resultaten van de samenwerking

– Meer gemoedsrust door overal en altijd toegang tot alle documenten.
– Altijd en overal kunnen werken.
– Altijd de laatste actuele versie van een document.
– Altijd de klantgegevens bij de hand door koppeling met de telefooncentrale.

“Werken in de cloud zorgt voor
echt dat ik altijd en overal kan werken, dat geeft me zoveel rust.”

– Jolanda van de Wijgert, Van de Wijgert

Klantenverhaal kinderopvang de Teddybeer

IT zou geen zorg moeten zijn,
maar ondersteunend

Op het kantoor van Johan van Gompel hangt een poster met de tekst: “Kweek niet
up it’s a trap” een knipoog dat is waar het om gaat: kinderen. Johan is directeur van
Kinderopvang De Teddybeer en beheert 110 medewerkers, alles behalve
kinderspel. Met een achtergrond als IT-professional weet hij als geen ander hoe belangrijk een
is een goed uitgeruste IT-omgeving.

 

IT moet schaalbaar zijn

“hallo, (voorheen IT Support Group) zorgt al meer dan 10 jaar voor onze IT, toen ik
Ik wilde de infrastructuur moderniseren, ik heb met ze gepraat. Het is slimmer
werkproces sprak me erg aan.” Johan had van tevoren een goed beeld van alles
dacht en precies wist hoe hij wilde dat de IT in zijn bedrijf…
moderniseren. “IT moest schaalbaar zijn, in termen van gemak, kosten en technologie, als het
u kunt goed werken met uw kernactiviteiten en IT is geen zorg, maar
vermanend.”

Omdat De Teddybeer met veel privacygevoelige informatie werkt, is het van de
van het grootste belang dat de beveiliging goed geregeld is. Een complexe, goed beveiligde
omgeving is echt op maat gemaakt, Pieter Franken van hallo, en Johan van Gompel
hebben samen de nieuwe structuur gebouwd. “We spreken elkaars taal”.

 

Altijd en overal

Het doel was om altijd en overal veilig te kunnen werken, overal en altijd.
zoals Johan zelf zegt. Er werd een stappenplan gemaakt om “slimmer te werken
traject” voor 110 gebruikers, waarvan 10 power users, met succes uit te voeren:
1. Herontwerp van de IT-omgeving
2. Vervanging van de hardware door flexibele werkstations (laptops)
3. Stap over naar de cloud door gebruik te maken van Microsoft 365
4. Zet een telefooncentrale op, bel via VOIP

 

Verloop van het proces

In dit proces wordt benadrukt dat een goede voorbereiding het halve werk is.
Binnen een maand was de migratie voltooid. In de opstartfase wordt een nieuwe
manier van werken een beetje wennen. “Het vereist een gedragsverandering,
dat kost tijd, zegt Johan, “maar we hebben een relatief jong team, ze nemen het
allemaal snel op.”

Het slimmer werken traject om over te stappen op Microsoft 365 zorgt ervoor dat
is het makkelijker voor ons om op afstand samen te werken. “Tijdens een online vergadering kunnen we
werken in hetzelfde document op hetzelfde moment, zodat we altijd de laatste up-to-date
versie.” Het maken van back-ups is automatisch geregeld. “Ik moet er zijn
zich meer zorgen gaan maken”.

“We zijn MVO-erkend, wat ook betekent dat we onze werkstructuur en processen
moeten optimaliseren en digitaliseren. Wij zoeken hiervoor een hybride werkwijze
omdat sociale interactie ook erg belangrijk is. Maar veel van het overleg tussen
we blijven de verschillende locaties via Teams doen, op die manier besparen we in
reistijd en -kosten en het is beter voor het milieu!”

Uiteindelijk heeft De Teddybeer kosten bespaard. Alle werknemers nemen deel aan de
slimmer werken voor dezelfde kosten terwijl voorheen slechts een deel
van de werknemers waren aangesloten. “Alles is geregeld: ondersteuning,
beveiliging, back-ups, provisionering en mutaties. Hoe we het nu hebben opgezet is IT
geen zorg maar ondersteuning en ik kan me richten op mijn core business:
ondernemerschap”.

 

Resultaten van de samenwerking

– Altijd en overal kunnen werken
– Altijd de laatste actuele versie van een document
– Gemakkelijker samenwerking, mogelijkheid om tegelijkertijd in dezelfde
document aan het werk
– Geen zorgen over back-up alles is geregeld
– Kostenbesparingen

 

‘Alles is geregeld:
ondersteuning, veiligheid,
back-ups, instellingen en mutaties.”

– Johan van Gompel, Kinderopvang De Teddybeer

 

Over de Teddybeer

Kinderopvang De Teddybeer biedt professionele kinderopvang voor de leeftijd
0 tot 13 jaar op meerdere locaties in Tilburg. Alles is gericht op de ontwikkeling van
kinderen tot sociale, zelfstandige, creatieve en kritische individuen. Zij doen dit in
volledige samenwerking met hun ouder(s) / verzorger(s) en de samenwerkingspartners op districtsniveau.

 

Over hallo,

Wij zijn hallo, de ICT-partner voor alle ondernemers en KMO’s. Wij zorgen voor
dat u altijd en overal kunt werken en altijd beschikbaar bent. Met slimme online
werkplekken, flexibele telefonie, stabiel zakelijk internet en veilige cloud-oplossingen
die voor jou werken en niet andersom. Het hoofdkantoor van hallo, is gevestigd in
Alkmaar. Daarnaast hebben we regiokantoren in Zuid-Holland, Brabant, Friesland
en Flevoland. In het Caribisch gebied zijn wij vertegenwoordigd in Aruba, Curaçao en
Bonaire. Ga voor meer informatie naar hallo.eu