¿Cómo es “la nueva oficina”?

Como empleada de TI, yo (Linda van Bakkum, consultora de productividad en hallo) nunca he tenido un vínculo muy fuerte con una oficina, pero eso no es aplicable a todos los empleados de nuestra organización. Ahora la tecnología permite trabajar desde cualquier lugar. Ciertamente, no todas las funciones se prestan a ello, pero sí las que antes tenían lugar detrás de un escritorio fijo. Prefiero moverme de una organización a otra para ver cómo se maneja cada empleado con la tecnología. Aunque no vengo a la “oficina”, me gusta conectar con la gente para fortalecernos mutuamente.

Después de estudiar informática empresarial empecé como consultor y al cabo de unos años acabé en una empresa de medios de comunicación. En esta empresa, la política era que tenías un puesto de trabajo fijo y estabas presente en la oficina. Aunque un lugar de trabajo fijo ofrecía muchas ventajas, me di cuenta de que me gustaba más tener diferentes lugares de trabajo. Aportó más conocimientos y conexión con los colegas.

Ahora, unos años después, se ve cómo cambian los lugares de trabajo. La tecnología desempeña un papel cada vez más claro en todos los niveles de la organización. Organizo regularmente una sesión de inspiración para organizaciones en la que comparo la “antigua oficina” con la “nueva oficina”. Lo evalúo desde tres ángulos diferentes. Personas, procesos y ubicación. Le llevaré a través de la historia y le mostraré por qué surgirá inmediatamente una “nueva oficina” y qué será diferente en la “nueva oficina”.

La antigua oficina

La “oficina antigua” es una oficina en la que hay puestos de trabajo fijos y cada empleado tiene su propio escritorio. Una oficina con despachos independientes para varias personas por habitación. A menudo, estos espacios de oficina ya han dado paso a un gran espacio moderno sin paredes. Un carácter abierto para facilitar el contacto entre los empleados, independientemente del departamento. Impulsado por la presencia y la visibilidad.

La nueva oficina

La “nueva oficina” es un lugar donde se puede trabajar con independencia del lugar y la hora. Esta forma de trabajar ya la presentaban grandes empresas como Microsoft. Los empleados recibían un ordenador portátil y podían sentarse en cualquier mesa. Así podría sentarse en otro piso cuando fuera necesario para entregar conjuntamente un proyecto.

Excepcionalmente o previa aprobación del director, podrías trabajar desde casa. Por supuesto si el trabajo lo permitía y no tenías que ir al cliente. Se sigue controlando en función de la presencia y la visibilidad.

Al ofrecer el espacio de trabajo en línea inteligente, podrá trabajar en cualquier lugar con su portátil, independientemente del lugar y la hora. Pero seguías viniendo a menudo a la oficina para las reuniones.

Esta flexibilidad para trabajar con independencia del tiempo y el lugar se hizo mucho más tangible para las organizaciones tras la pandemia de gripe aviar.

Sin embargo, se han hecho visibles otros aspectos debidos a la corona que antes no se habían tenido en cuenta. Eso se debe a que todo el mundo trabajaba desde casa al mismo tiempo y también con los niños.

Tras el periodo de Corona, me ha quedado claro lo que significa realmente un cargo. Para mí, la nueva oficina ha adquirido un significado diferente y a continuación explicaré por qué.

La nueva oficina 2.0

Un auténtico lugar de trabajo para el hogar. Las organizaciones permiten disponer de un escritorio regulable en altura, una buena silla de oficina y una pantalla. Algunos empleados, como yo, se sientan en la mesa de la cocina y otros han montado un despacho aparte. Donde antes era difícil conseguir un puesto de trabajo en casa de la organización, ahora era necesario. En aquel momento no había perspectivas de volver a la oficina. Trabajar con niños a tu alrededor era la nueva normalidad.

Donde al principio la organización no podía aceptarlo adecuadamente cuando los empleados trabajaban en casa con niños. ¿Ahora se acepta que los niños a veces disparan a través de la imagen durante una reunión. Si tu hijo necesitaba orientación escolar durante el día, allí había sitio y tú hacías las horas por la tarde. Ya no se trataba de presencia en la oficina, sino de trabajo orientado a los resultados. Los directivos tuvieron que aprender a apoyar a sus empleados a distancia a un ritmo acelerado. Tuvieron que aprender a fijarse en el estado mental del empleado, porque los empleados estaban atados a las reuniones digitales minuto a minuto.

Las competencias digitales mejoraron en pocos días. Los empleados se ayudaron mutuamente a entender las aplicaciones. La transferencia de conocimientos era elevada, pero los empleados también se fatigaban digitalmente. Las organizaciones buscaban una forma de encontrar el equilibrio en las reuniones digitales. Esto dio lugar a nuevos acuerdos sobre encuentros digitales.

Algunas de estas medidas de un vistazo;

Citas digitales de hasta 45 minutos
Preparar la reunión
Llegar puntual a la reunión
Discuta sólo las tareas/partes que necesitan atención. Amenazan con agotarse o cuando hay escaladas
Parar cuando termina la cita
Sal a dar un paseo al aire libre si tienes una reunión digital y la reunión lo permite.

Al acortar las citas estándar, disponías de unos minutos entre reunión y reunión en los que podías estirar las piernas o tomar algo. Esto también le permitió llegar a tiempo a la siguiente reunión. Puede implementar esta medida como una política en la configuración de Microsoft Outlook. Como resultado, la tecnología le ayuda a organizar mejor su tiempo.

Ahora que los empleados han creado un buen lugar de trabajo y un buen ritmo en casa, podemos volver a la oficina. Algo con lo que muchos empleados están muy contentos, porque queremos conectar entre nosotros. Vernos y hablarnos sin ordenador portátil. Verse facilita el liderazgo de los directivos. Es más fácil que los empleados se apoyen mutuamente. Realizar o asumir una tarea cuando alguien está desbordado es mucho más fácil cuando estás en la oficina.

Gran parte de la comunicación es comunicación no verbal y eso es importante cuando nos fijamos en la parte mental del empleado. Sin embargo, una vez de vuelta en la oficina, tenemos necesidades diferentes como empleados. Muchos estudios demuestran que va a surgir una nueva oficina. Es similar a la nueva oficina 1.0, pero con reglas para encontrar un mejor equilibrio entre la cantidad de estímulos/información que recibe un empleado y la colaboración.

¿Cómo es la “nueva oficina 2.0”?

Un resumen de cómo es la nueva oficina 2.0:

Espacios públicos donde trabajar y hablar con distintos compañeros
Espacios tranquilos donde tomar asiento para terminar algo o hacer una reunión digital
Salas de reuniones en las que podrá celebrar reuniones híbridas (todas las salas de reuniones están preparadas para reuniones híbridas)
Espacio para trabajar lo que necesites. En casa, en la oficina o en cualquier otro lugar
Políticas que todos los empleados puedan seguir fácilmente

Esto último a veces parece innecesario, pero las normas ayudan a que sea agradable para todos los empleados. Vuelves a la oficina para reunirte y ponerte al día con clientes o proyectos. No haga complejas las normas, cree espacios que sean reconocibles y en los que todos los empleados entiendan cuál es la intención. El equilibrio es lo más importante de la nueva oficina. Se acabaron las distribuciones de planta abierta, y se optó por un equilibrio entre los espacios abiertos y los cerrados para equilibrar los estímulos que un empleado puede tolerar para tener un lugar de trabajo agradable.

¿Quiere saber más?

Leer Trabajar en la nueva oficina: las ventajas.

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