Hoe ziet ‘het nieuwe kantoor’ eruit?

Als medewerker in de IT heb ik (Linda van Bakkum, productiviteitsadviseur bij hallo,) nooit echt een sterke band met een kantoor gehad, maar dat geldt zeker niet voor iedereen in onze organisatie. Technologie maakt het nu mogelijk om je werk overal te doen. Zeker niet alle functies zijn hiervoor geschikt, maar wel de functies die voorheen achter een vast bureau plaatsvonden. Ik ga liever van organisatie naar organisatie om te zien hoe elke werknemer met technologie omgaat. Hoewel ik niet op “kantoor” kom, maak ik graag contact met mensen om elkaar te versterken.

Na mijn studie bedrijfsinformatica ben ik begonnen als consultant en na een paar jaar bij een mediabedrijf terechtgekomen. Bij dit bedrijf was het beleid dat je een vaste werkplek had en op kantoor aanwezig was. Hoewel een vaste werkplek veel voordelen bood, merkte ik dat ik het prettiger vond om verschillende werkplekken te hebben. Het bracht meer kennis en verbinding met collega’s.

Nu een paar jaar later zie je de werkplekken veranderen. Technologie speelt een steeds duidelijker rol in alle lagen van de organisatie. Ik organiseer regelmatig een inspiratiesessie voor organisaties waarin ik het “oude kantoor” vergelijk met het “nieuwe kantoor”. Ik beoordeel dit vanuit drie verschillende invalshoeken. Mensen, processen en locatie. Ik neem u mee door het verhaal en laat u zien waarom er onmiddellijk een “nieuw kantoor” zal ontstaan en wat er anders zal zijn in het “nieuwe kantoor”.

Het oude kantoor

Het “oude kantoor” is een kantoor waar vaste werkplekken zijn en elke werknemer zijn eigen bureau heeft. Een kantoor met aparte kantoorruimte voor een aantal personen per kamer. Deze kantoorruimtes hebben vaak al plaatsgemaakt voor een moderne grote ruimte zonder muren. Een open karakter om werknemers gemakkelijker met elkaar in contact te brengen, ongeacht de afdeling. Gedreven door aanwezigheid en zichtbaarheid.

Het nieuwe kantoor

Het “nieuwe kantoor” is een plek waar je kunt werken, ongeacht plaats of tijd. Deze manier van werken werd al voorgesteld door grote bedrijven zoals Microsoft. Werknemers kregen een laptop en je mocht aan elk bureau zitten. Zo zou je op een andere verdieping kunnen zitten als dat nodig is om gezamenlijk een project op te leveren.

Bij uitzondering of na goedkeuring van de manager zou je thuis kunnen werken. Natuurlijk als het werk het toeliet en je niet naar de klant hoefde. Nog steeds gecontroleerd op basis van aanwezigheid en zichtbaarheid.

Door de slimme online werkplek aan te bieden, kunt u overal met uw laptop werken, ongeacht locatie en tijd. Maar je kwam nog vaak naar kantoor voor vergaderingen.

Deze flexibiliteit van werken ongeacht tijd en plaats werd veel tastbaarder voor organisaties na de coronapandemie.

Niettemin zijn door de corona andere aspecten zichtbaar geworden waarmee voorheen geen rekening was gehouden. Dat komt omdat iedereen tegelijkertijd thuis werkte en ook met de kinderen.

Na de Corona periode is het mij duidelijk geworden wat een ambt werkelijk betekent. Voor mij heeft het nieuwe kantoor een andere betekenis gekregen en ik zal hieronder uitleggen waarom.

Het nieuwe kantoor 2.0

Een echte werkplek voor thuis. Organisaties maken een in hoogte verstelbaar bureau, een goede bureaustoel en een beeldscherm mogelijk. Sommige werknemers, zoals ik, zitten aan een keukentafel en anderen hebben een apart kantoor ingericht. Waar het voorheen moeilijk was om vanuit de organisatie een werkplek thuis te krijgen, was dat nu noodzakelijk. Er was geen vooruitzicht om terug te gaan naar het kantoor op dat moment. Werken met kinderen om je heen was het nieuwe normaal.

Waar de organisatie het eerst niet goed kon accepteren als werknemers met kinderen thuis werkten. Werd nu geaccepteerd dat kinderen soms door het beeld schieten tijdens een vergadering. Als je kind overdag begeleiding nodig had voor school, was daar ruimte en maakte je de uren ‘s avonds. Het ging niet langer om aanwezigheid op kantoor, maar om resultaatgericht werken. Managers moesten in een versneld tempo leren hun medewerkers op afstand te ondersteunen. Ze moesten leren kijken naar de mentale toestand van de werknemer, want werknemers waren gebonden aan digitale vergaderingen van minuut tot minuut.

De digitale vaardigheden werden binnen enkele dagen verbeterd. Werknemers hielpen elkaar om de toepassingen te begrijpen. De kennisoverdracht was hoog, maar de medewerkers raakten ook digitaal vermoeid. Organisaties waren op zoek naar een manier om evenwicht te vinden in digitale vergaderingen. Dit resulteerde in nieuwe afspraken over digitaal vergaderen.

Een paar van deze maatregelen op een rijtje;

Digitale afspraken tot 45 minuten
De vergadering voorbereiden
Kom op tijd naar de vergadering
Bespreek alleen de taken/onderdelen die aandacht behoeven. Ze dreigen op te raken of wanneer er escalaties zijn
Stop wanneer de afspraak eindigt
Ga buiten wandelen als je een digitale vergadering hebt en de vergadering het toelaat.

Door de standaardafspraken in te korten, had je tussen de vergaderingen door een paar minuten waarin je je benen kon strekken of iets kon drinken. Zo kon je ook op tijd zijn voor de volgende vergadering. U kunt deze maatregel implementeren als een beleid in uw Microsoft Outlook-instellingen. Daardoor helpt technologie je om je tijd beter te organiseren.

Nu de werknemers thuis een goede werkplek en ritme hebben gecreëerd, kunnen we terug naar kantoor. Iets waar veel medewerkers zo blij mee zijn, omdat we met elkaar in contact willen komen. Elkaar zien en spreken zonder laptop. Elkaar zien maakt het voor managers gemakkelijker om leiding te geven. Het is gemakkelijker voor werknemers om elkaar te steunen. Een taak uitvoeren of overnemen als iemand overloopt is zoveel makkelijker als je op kantoor bent.

Veel communicatie is non-verbale communicatie en dat is belangrijk als we kijken naar het mentale deel van de werknemer. Maar eenmaal terug op kantoor hebben we als werknemer andere behoeften. Veel studies tonen aan dat er een nieuw kantoor gaat ontstaan. Het is vergelijkbaar met het nieuwe kantoor 1.0, maar met regels om een beter evenwicht te vinden tussen de hoeveelheid prikkels / informatie die een werknemer ontvangt en samenwerking.

Hoe ziet ‘het nieuwe kantoor 2.0’ er dan uit?

Een samenvatting van hoe het nieuwe kantoor 2.0 eruit ziet:

Openbare ruimtes waar je kunt werken en praten met verschillende collega’s
Rustige ruimtes waar je kunt gaan zitten om iets af te maken of om een digitale vergadering te houden
Vergaderzalen waarin u hybride kunt vergaderen (alle vergaderzalen zijn geschikt gemaakt voor hybride vergaderingen)
Ruimte om te werken wat je nodig hebt. Thuis, kantoor of een andere locatie beschikbaar
Beleid dat elke werknemer gemakkelijk kan volgen

Dat laatste lijkt soms onnodig, maar regels helpen om het voor elke werknemer aangenaam te maken. Je komt terug naar kantoor om klanten of projecten te ontmoeten en bij te praten. Maak de regels niet ingewikkeld, creëer ruimtes die herkenbaar zijn en waar elke werknemer begrijpt wat de bedoeling is. Balans is het belangrijkste onderdeel van het nieuwe kantoor. Geen open vloerindelingen meer, maar balans tussen de open ruimtes en gesloten ruimtes om een evenwicht te brengen in de prikkels die een werknemer kan verdragen om een prettige werkplek te hebben.

Wil je meer weten?

Lees Werken op het nieuwe kantoor; de voordelen.

Wilt u overstappen op de nieuwe manier van werken waarbij u echt altijd en overal kunt werken? Dat kan gemakkelijk met de slimme online werkplek.
of vraag advies aan een van onze experts.
Deel dit bericht via