6 tips voor optimale bereikbaarheid tijdens de feestdagen

Geen zin in slechte bereikbaarheid tijdens de feestdagen? Waarschijnlijk gaat veel van uw personeel op vakantie en misschien gaat uw bedrijf zelfs een tijdje dicht. Uw bereikbaarheid voor uw klanten en leveranciers wordt daardoor aanzienlijk verminderd. Natuurlijk wil je dit voorkomen. Met de volgende 6 tips zorg je ervoor dat je optimaal bereikbaar blijft.

1. Automatische melding buiten kantoor / voicemail

Met een automatische afwezigheidsmelding weet de klant altijd waarom er niet wordt opgenomen. Handig tijdens uw afwezigheid op vakantie of in het weekend. Hier vindt u voorbeelden van een afwezigheidsmelding voor uw telefonie en e-mail. Onze supportpagina beschrijft precies hoe u de voicemail of automatische afwezigheidsmelding (Autoanswer) instelt.

2. Doorschakelen

Minuten wachten voordat je iemand te spreken krijgt is vervelend. Deze ervaring wilt u zeker niet voor uw klanten. Met de telefonie van hallo is het mogelijk om gesprekken, na een bepaald aantal seconden, door te schakelen naar een mobiel nummer. Daardoor mis je geen enkel telefoontje.

3. Overal bereikbaar en bestanden delen

Met onze telefonieoplossing bent u altijd beschikbaar voor zaken, of u nu op uw bedrijf bent of in het buitenland, het maakt geen verschil. U bent nu altijd bereikbaar, ook als u onderweg bent, dus niet meer afhankelijk van uw toestel op kantoor. Door simpelweg in te loggen op de app kunt u via uw laptop of mobiel op verschillende manieren communiceren met uw collega’s op kantoor of met uw klanten.

4. Vergaderzaal

Met de Meeting Room kunt u een vergadering buiten het kantoor bijwonen. Ideaal als u met klanten of collega’s wilt overleggen terwijl u niet aanwezig bent. U kunt gemakkelijk klanten of collega’s toevoegen of hen laten inbellen.

5. Wachtrijfunctie

In vakantietijd kunt u te maken krijgen met onderbezetting. De klant krijgt dan vaker de conversatietoon te horen, niet echt een warm welkom. Een wachtrij lost dit onmiddellijk op. De klant krijgt te horen dat er nog een x aantal mensen op hem wachten, waaruit hij kan kiezen:
– Muziek in de wacht
– Wachtmuziek en een geluidsbestand
– Wisselgesprek aanbieden
– Laat een voicemailbericht achter

6. Pagina aanmaken

Maak een FAQ-webpagina. In bijna elk bedrijf zijn er een aantal veelgestelde vragen. Maak een lijst van de antwoorden op deze vragen en plaats deze lijst op je webpagina. Zo kan de klant zijn vraag gemakkelijk en eenvoudig beantwoord krijgen. Heeft u uw bereikbaarheid op peil tijdens de vakantie?