Klantenverhaal Beurs van Berlage

Wij zochten een ICT-partner, geen leverancier

Vandaag spreken we Kelvin van Nimwegen, directeur vastgoed bij Beurs van Berlage . In dit prachtige rijksmonument uit 1903 worden beurzen en congressen georganiseerd, daarnaast is er ook ruimte voor horeca, tentoonstellingen en winkels. Hoewel het pand meer dan een eeuw oud is, is de technologie achter de muren state of the art. "Onze klanten verwachten en krijgen het beste van het beste, wat zij voor hen willen regelen, altijd. Deze filosofie zit in ons DNA, hoe we met onze klanten omgaan, verwachten we ook van onze leveranciers."

Duidelijke visie bij het zoeken naar een nieuwe ICT-leverancier

Beurs van Berlage heeft een duidelijke visie op samenwerking met haar leveranciers. Ten eerste spreekt zij liever over partners dan over leveranciers. "Met partners blijf je in gesprek en heb je een relatie." Dit geldt ook voor de nieuwe ICT partner, zij willen hiermee een langdurige relatie opbouwen, de partner moet hem adviseren over diverse zaken rondom online samenwerken en communiceren in office 365. "IT is niet ons vak, daarom is een ICT partner nodig die ons vanuit de gebruiker ondersteunt en ons daarnaar vraagt en ongevraagd proactief ideeën aandraagt, adviseert en ontzorgt. Een partner die ons een stap voor is en ons vanuit een ICT-discipline vertelt hoe het nog beter kan ."

Efficiënter werken was een must

"De afgelopen jaren waren zwaar, we organiseren beurzen en congressen met bezoekers uit de hele wereld. Daar kwam abrupt een einde aan. We hadden geen keus, procesmatig hebben we alle onderdelen van de organisatie onder de loep genomen: we moesten efficiënter werken en onze processen en systemen slimmer inrichten. Dat gold ook voor de ICT-voorzieningen: hier konden we nog verbeteringen aanbrengen: het systeem moet voor de mensen werken en niet andersom."

Van telefoonleverancier tot ICT-partner

Beurs van Berlage was toe aan een nieuwe stap in de ICT-ontwikkeling, Kelvin en zijn team schreven hiervoor een PvE (Pakket van eisen). De volgende passage uit dit document laat goed zien waar ze naar op zoek waren: "Wij hebben er bewust voor gekozen om geen verharde PvE te schrijven maar ons te richten op het gebruikersbeeld dat wij voor ogen hebben, het is aan de aanbiedende partij om ons mee te nemen in ons eigen proces om tot een volledig inzicht te komen waarop een gedegen voorstel is gebaseerd." Beurs van Berlage was dus niet op zoek naar een standaard offerte, maar naar een visie en advies om een ICT omgeving zo efficiënt mogelijk in te richten. hallo, was al telefonie leverancier bij Beurs van Berlage. "Over deze samenwerking waren we zeer tevreden." Met twee andere leveranciers, waaronder de huidige ICT-partner, kreeg hallo, de kans om een voorstel te doen om ICT-partner te worden. "Door een combinatie van gevoel, vanuit de samenwerking die we al hadden, de gedachte vanuit de gebruiker en de inhoud van het voorstel is de keuze op hallo, gevallen."

Ga naar de cloud: Iedereen aangesloten

hallo, heeft een voorstel en adoptieplan gemaakt met als doel om binnen 7 maanden 90% van alle werkzaamheden vanuit de cloud te laten plaatsvinden. De ruime 50 werkplekken moesten overstappen naar 365 om van het cloudwerk over te kunnen gaan. Zoals in elke organisatie brengen veranderingen uitdagingen met zich mee. Deze omschakeling had veel effect, op de kantoren was er veel inefficiëntie in de werkmethoden en de medewerkers op de vloer hadden geen enkele aansluiting. De medewerkers van de Beurs van Berlage waren gewend op een bepaalde manier te werken en moesten worden meegenomen in het nieuwe proces om draadvliegtuig te maken. hallo, heeft iedereen bij het proces betrokken, waardoor draagvlak ontstaat. De nieuwe manier van werken en de oplossingen van hallo, zorgen ervoor dat we een centraal platform hebben waarin alles vanuit Teams toegankelijk is en alle gegevens beschikbaar zijn. Met de Office 365-omgeving is er meer flexibiliteit, wordt er veiliger gewerkt en zijn de gegevens beter beveiligd. Daarnaast zijn ook alle medewerkers op de vloer op het systeem aangesloten. "De verbondenheid van iedereen is een noodzaak."

Samen het leerproces doorlopen

Hallo's, voorstel triggerde Beurs van Berlage om met hen samen te werken... omdat de gebruiker centraal stond. Maar heeft hallo dan ook alle beloftes uit het voorstel waargemaakt? "We leggen de lat heel hoog voor onze partners, we vragen commitment. We zijn tevreden over het hele proces, en natuurlijk gaat er gaandeweg wel eens iets mis, maar de manier waarop je daar als partners mee omgaat en het oplost, draagt bij aan het leerproces dat je samen doormaakt. Met onze huidige We zijn klaar voor de toekomst in de ICT-omgeving, dat geeft rust."