In een nieuwe online omgeving
voldoen aan moderne eisen
Vivan is een full-service accountantskantoor voor het MKB. Ondernemers kunnen
bij Vivan, onder andere voor boekhouding, belastingadvies,
loonadministratie en (bedrijfs)juridisch advies. Vivan ziet hier het ontzorgen van de ondernemer als primaire taak. Met drie vestigingen in Emmeloord, Urk en Kampen hoopt het bedrijf met korte lijnen dicht bij de ondernemer te staan.
Uitdaging in communicatie
Vivan maakte deel uit van Kab accountants. In 2011 hebben deze drie takken
zelfstandig doorgaan. Ad van der Maarel is een van de drie partners en verantwoordelijk voor de vestiging in Kampen. Hij is al vanaf het begin bij Vivan betrokken. Tot en met 2015 werd er nog samengewerkt met de toenmalige automatiseerder. Deze samenwerking verliep niet zo vlot als gehoopt. Van der Maarel: ,,We liepen tegen een zekere verstarring in de communicatie aan. Iets wat helemaal niet meer past bij onze nieuwe organisatie."
Op dat moment kwam Van der Maarel in contact met de accountmanager van hallo, en er was meteen de goede klik over en weer. Precies vanwege die klik hebben we toen voor een nieuwe partner gekozen. Zeker met het oog op de toekomst. Wij hechten veel waarde aan goede communicatie, voldoende kennis van zaken en het ontzorgen van onze organisatie, precies zoals we dat ook bij onze ondernemers doen."
De drie vestigingen in Urk, Emmeloord en Kampen zijn van elkaar afhankelijk. Collega's moeten elkaar gemakkelijk kunnen bereiken en ook gegevens en klantinformatie moeten snel en veilig worden gedeeld. "Je moet het zien als één locatie, maar met drie locaties", zegt Van der Maarel.
"Wij hechten veel belang aan goede
communicatie, voldoende kennis en het ontlasten van onze organisatie. Precies zoals wij met onze ondernemers doen."
- Ad van der Maarel, Vivan Accountants
Stap voor stap naar de cloud
In 2011 werkte het accountantskantoor nog in een on-premise omgeving. On-premise betekent lokaal geïnstalleerde software die draait op de computers van de gebruikers. Deze oplossing vergt voortdurend aanzienlijke investeringen in tijd en geld om flexibel te blijven en veilig te kunnen werken. Daar was de uitdaging. Ondanks de verouderde hardware moest de hele omgeving up-to-date zijn en gewoon blijven draaien. Alle toepassingen moesten goed blijven werken.
De eerste stap in de nieuwe samenwerking was een overgang naar een co-locatie.
Een bedrijf heeft nog steeds zijn eigen servers, maar deze worden gehost door een derde partij, in dit geval hallo, is in feite de opmaat naar de cloud en het is een logische stap. Veel bedrijven kiezen voor colocatie als zekerheid voor de continuïteit van de hardware en systemen. Geavanceerde technologie zorgt voor de beste omstandigheden binnen een datacenter, zodat servers continu en veilig kunnen blijven draaien.
Nu staat Vivan aan de vooravond van een nieuwe migratie naar de clouddienst
van Azure. Er komen steeds meer Microsoft-diensten bij. Microsoft Azure maakt deel uit van de moderne online werkplek. Eenvoudige toegang tot applicaties, bedrijfsgegevens en andere toepassingen is tegenwoordig belangrijk. Het maakt een bedrijf flexibeler en het reageren op veranderingen wordt gemakkelijker. Deze keuze voor Microsoft Azure zorgt er ook voor dat technische medewerkers zich weer kunnen richten op de toegevoegde waarde van ICT voor de
bedrijf. Het systeem helpt nu om doelstellingen te bereiken in plaats van dat
veroorzaakt het problemen.
Veiligheid is de sleutel
Voor een boekhoudkantoor als Vivan wordt werken in de cloud een must. En om verschillende redenen. Om er maar één te noemen, veilig delen
van bestanden met mensen binnen en buiten de organisatie. Deze bestanden zijn
bij het werken in de cloud altijd up-to-date. Of een medewerker nu thuis is, in de trein zit of in een van de drie kantoren zit en dat doet op een mobiel, tablet of computer; het is veilig en het zijn altijd de meest recente gegevens waarmee gewerkt wordt. Van de Maarel: "In de nieuwe omgeving voldoen we weer aan moderne eisen. Dat zijn stappen die we graag samen zetten."
Back to customer stories